Votre bureau. 7 situations de travail et 1 regard sur votre visibilité.

Piste 01

Ce qui doit être retrouvé

Lundi, 9 h 12. Vous venez de vous asseoir. Le téléphone sonne.

Le téléphone sonne. Il clignote. Il insiste.

Quelqu’un a besoin d’un chiffre, d’un document, de l’historique d’un client.

• « C’est dans l’outil, 2 secondes. »
• « Ça dépend : parfois dans l’outil, parfois dans un mail. »
• « Attends, je vais retrouver le mail. »
• « Je sais que c’est quelque part. On va le refaire, ça ira plus vite. »

STRUCTURER · Une seule source pour chaque information, et tout le monde sait où elle est.

Piste 02

Ce qui doit être recopié

Un mail de Martin, client. La commande est tapée où, chez vous ?

« Bonjour, je confirme la commande du devis v3. Livraison avant vendredi ? »

Une commande arrive. Avant d’être au bout, elle passe par plusieurs mains.

• « Elle est dans l’outil, tout suit. »
• « Je la ressaisis dans le logiciel ce soir. »
• « Je fais juste un copier-coller. Devis, logiciel, tableau, compta. »
• « Je ne sais pas exactement, c’est quelqu’un qui s’en occupe. »

OUTILLER · Si la même commande vit dans plusieurs logiciels, les relier ; sinon, choisir lequel fait foi.

Piste 03

Ce qui doit être relancé

Un dossier attend un feu vert. Qu’est-ce qui le fait avancer ?

Un post-it du client : « Alors, c’est bon pour nous ? »

Un dossier attend un feu vert ou une réponse.

• « Il avance, la règle est connue de tous. »
• « J’attends le oui du patron, il répond dans la journée. »
• « Je relance, sinon ça ne bouge pas. »
• « Si je ne relance pas, personne ne fait. »

DÉVELOPPER · Des relances clients tenues sans dépendre de la mémoire de quelqu’un.

Piste 04

Ce qui repose sur une personne

Martin rappelle pour son tarif. Vous le trouvez où ?

« Je vous rappelle pour le tarif dont on avait parlé. »

Une tâche que peu de gens savent vraiment faire.

• « C’est écrit, n’importe qui peut le faire. »
• « Demande à Julie, mais on s’en sortirait sans elle. »
• « Demande à Julie, elle sait. »
• « Si Julie n’est pas là, on attend qu’elle revienne. »

STRUCTURER · Écrire ce que cette personne sait, pour que le dossier avance sans elle.

Piste 05

Ce qui échappe à la règle

4 commandes, 4 conditions. Chez vous, elles passent comment ?

Elles arrivent ce matin. Chacune porte une condition négociée un jour.

Un client qui n’entre pas dans la case.

• « On applique la règle, comme pour les autres. »
• « Pour lui, c’est un peu différent, je gère de tête. »
• « Pour ce client, c’est particulier. »
• « Pour ce client, on fait toujours autrement. Comme pour la moitié des autres. »

STRUCTURER · Décider quelles exceptions méritent une règle, et lesquelles doivent cesser.

Piste 06

Ce qui ne prend que 5 minutes

Les petites choses arrivent. Lesquelles arrivent aussi chez vous ?

Personne ne les écrit nulle part. Elles tombent sur le bureau, une par une.

Reclasser, vérifier, renommer, remettre au propre, relancer.

• « Ça n’arrive presque jamais. »
• « 2 ou 3 par jour, ça va. »
• « Ça ne prend que 5 minutes. Toute la journée. »
• « Je finirai ça ce soir. »

OUTILLER · Quand le petit geste est répétitif et stable, l’outil le plus simple le fait.

Piste 07

Ce qui demande un détour

Où en est la commande de Martin ? Vous allez vérifier où, chez vous ?

L’outil dit : « mise à jour il y a 6 jours ». Martin attend sa livraison.

À côté des logiciels officiels, il existe autre chose.

• « Rien, on utilise l’outil tel quel. »
• « J’ai mon propre tableau. »
• « C’est sur le groupe WhatsApp que ça avance. »
• « C’est sur le tableau blanc, c’est lui qui fait foi. »
• « Pour ce client, on fait autrement. Tout le monde le sait. »

STRUCTURER · Comprendre pourquoi le tableau à côté existe, avant de toucher au logiciel.

Piste 08

Ce qui doit être trouvé dehors

Et dehors ? Un client potentiel vous cherche sur internet.

Vous, pour vos recherches, vous utilisez :

• « Je cherche sur Google. »
• « Je demande à un assistant IA. »

ÊTRE TROUVÉ · Ce que Google et les assistants IA comprennent de vous, mesuré, puis corrigé.