Où une PME perd-elle du temps ?
Une PME perd du temps dans 7 situations courantes : ce qui doit être retrouvé, recopié, relancé, ce qui repose sur une personne, ce qui échappe à la règle, ce qui ne prend que 5 minutes et ce qui demande un détour.
Chacune se reconnaît à une phrase. Si vous l’entendez chez vous cette semaine, la fuite est là.
La page se déroule en 5 étapes, au fil de votre lecture.
En bref
- La situation
- Une PME perd du temps dans 7 situations courantes.
- Un chiffre d’exemple
- 53 journées par an, sur le jeu d’exemple, et sur 3 fuites seulement.
- Ce que vous vérifiez chez vous
- Chacune se reconnaît à une phrase. Si vous l’entendez chez vous cette semaine, la fuite est là.
- L’offre
- Le diagnostic : 1 semaine, 1 400 € HT. Une seule situation ? L’Examen pilote : 2 heures, 490 € HT. Les offres
Les 7 phrases qu’on entend
Toujours aux mêmes endroits. Pas dans le travail lui-même, mais autour : dans ce qu’on cherche, ce qu’on retape, ce qu’on attend. Voici des fuites que je retrouve régulièrement dans les petites structures de bureau.
01 Recherche
« Je sais que c’est dans mes mails. »
264 h par an sur le jeu d’exemple
La réponse, en quelques lignes
Pourquoi cherche-t-on si souvent un document ?
Ce qui doit être retrouvé. Quelqu’un a besoin d’un chiffre, d’un document, de l’historique d’un client.
Parce qu’il existe à plusieurs endroits à la fois. Le dossier est dans le mail, la version à jour dans un fichier partagé, la réponse dans la tête de quelqu’un. Ce qu’on cherche 3 fois n’est pas mal rangé : il est dupliqué, et personne ne sait plus quelle copie fait foi.
02 Ressaisie
« Je fais juste un copier-coller. »
72 h par an sur le jeu d’exemple
La réponse, en quelques lignes
Pourquoi la même information est-elle tapée plusieurs fois ?
Ce qui doit être recopié. Une commande arrive. Avant d’être au bout, elle passe par plusieurs mains.
Parce que les logiciels ne se parlent pas, ou parce qu’une personne a besoin d’une vue qu’aucun d’eux ne donne. Une commande tapée dans la vente est retapée dans la facturation, puis recopiée dans un tableau de suivi. Chaque copie est une occasion de se tromper.
03 Relances
« Si je ne relance pas, personne ne fait. »
32 h par an sur le jeu d’exemple
La réponse, en quelques lignes
Pourquoi les relances se font-elles au hasard ?
Ce qui doit être relancé. Un dossier attend un feu vert ou une réponse.
Parce qu’il n’existe pas de liste : la relance se fait quand quelqu’un y pense. Le même client est relancé 2 fois, un autre jamais, un troisième 3 semaines trop tard. Ce n’est pas un problème de rigueur, c’est une décision que personne n’a jamais écrite.
04 Une seule personne
« Demande à Julie, elle sait. »
À mesurer chez vous.
La réponse, en quelques lignes
Pourquoi tout repose-t-il sur une seule personne ?
Ce qui repose sur une personne. Une tâche que peu de gens savent vraiment faire.
Une partie du fonctionnement est dans une tête. Tant que la tête est là, tout va bien. C’est précisément ce qui rend la chose invisible.
05 Cas particuliers
« Pour ce client, c’est particulier. »
À mesurer chez vous.
La réponse, en quelques lignes
Pourquoi les cas particuliers deviennent-ils la règle ?
Ce qui échappe à la règle. Un client qui n’entre pas dans la case.
Les cas particuliers sont devenus la règle. Ils sont peut-être votre force commerciale, ou la raison pour laquelle plus rien ne peut être simplifié. La différence se voit sur le terrain.
06 5 minutes
« Ça ne prend que 5 minutes. »
À mesurer chez vous.
La réponse, en quelques lignes
Pourquoi les tâches de 5 minutes coûtent-elles autant ?
Ce qui ne prend que 5 minutes. Reclasser, vérifier, renommer, remettre au propre, relancer.
Les 5 minutes ne sont jamais comptées. Additionnées sur un mois, elles pèsent souvent plus qu’une tâche visible.
07 Détours
« J’ai mon propre tableau. »
À mesurer chez vous.
La réponse, en quelques lignes
Pourquoi chacun finit-il par tenir son propre tableau ?
Ce qui demande un détour. À côté des logiciels officiels, il existe autre chose.
Il existe un système à côté du système. Ce n’est pas de l’indiscipline : c’est le signe que l’outil ne suit pas le travail réel.
Combien coûtent ces fuites, une fois comptées ?
Sur ce jeu d’exemple
53
journées par an, et sur 3 fuites seulement
Le jeu de valeurs d’exemple d’une petite structure de bureau. Les 4 autres fuites ne sont pas comptées là-dedans ; elles existent quand même. 3 d’entre elles se comptent facilement : la recherche, la relance, la ressaisie. Sur le jeu d’exemple, elles font déjà 53 journées par an.
La facture électronique est un bon moment pour les compter sur un circuit précis : suivre 3 factures, du début à la fin.
Le jeu de valeurs, et le calcul qui le produit
Sur un jeu de valeurs d’exemple, celui d’une petite structure de bureau, elles représentent déjà plusieurs semaines de travail par an. Le tableau ci-dessous donne les chiffres, et le calcul qui les produit est affiché, pas caché : chaque ligne du haut produit une ligne du bas.
Le jeu de valeurs, et ce qu’il produit sur un an. Effectif 8 personnes Recherche 90 s, 6 fois par jour et par personne Relances 40 sur 30 jours, 4 min chacune Ressaisie 60 commandes par mois, 3 logiciels, 3 min Recherche 264 h par an Relances 32 h par an Ressaisie 72 h par an Total 368 h, soit 53 journées Les 4 autres fuites ne sont pas dans ce total. Elles existent, elles coûtent, et elles se mesurent autrement : en dates, pas en chronomètre.
La même entreprise, regardée par le temps : où partent les heures.
Les 4 autres fuites, et pourquoi elles arrivent
Pourquoi un dossier prêt met-il des jours à partir ?
Parce qu’il attend une signature. Le travail est terminé le mardi, le dossier part le jeudi, et les 2 jours ne se voient nulle part. Personne n’a mal travaillé : il manquait seulement quelqu’un pour dire oui, et rien ne prévoyait ce qui se passe quand cette personne est occupée.
Pourquoi refait-on un travail déjà terminé ?
Parce qu’une information est arrivée trop tard. Le dossier était complet selon ce qu’on en savait, puis une pièce manquante apparaît et tout est repris. La question utile n’est pas qui a oublié, mais à quel moment cette pièce aurait pu être demandée, et par qui.
Pourquoi une réunion ne produit-elle aucune décision ?
Parce qu’on s’y réunit pour parler, pas pour trancher. Une heure, 6 personnes, et rien d’écrit à la sortie. La réunion sert alors à partager une inquiétude, ce qui a son utilité, mais elle occupe le créneau d’une décision que quelqu’un aurait pu prendre seul.
Pourquoi faut-il se remettre en tête chaque dossier ?
Parce que l’histoire du client n’existe nulle part en entier. Avant chaque rendez-vous, on relit les mails, on rouvre les devis, on reconstitue. Ce temps ne se compte jamais, il est considéré comme de la préparation normale, et il revient à chaque fois que le dossier bouge.
Pourquoi personne ne les voit-il ?
Parce qu’elles sont toutes courtes. 2 minutes ici, 10 là. Aucune ne mérite qu’on s’arrête, et c’est exactement pour cela qu’elles durent des années.
Et pourquoi personne n’en parle
Elles ne figurent sur aucune ligne comptable. Le salaire est payé en entier, quel que soit ce qu’on a fait de l’heure : la perte est réelle et invisible en même temps.
Et personne n’en parle, parce que personne ne se sent responsable d’une fuite qui vient de l’organisation et pas des gens.
Par où commencer, chez vous ?
Par ce qui se compte le plus vite.
Pourquoi un chiffre change la discussion
Un chiffre obtenu change la discussion : tant qu’on parle d’impression, chacun a la sienne ; dès qu’un nombre est posé, on parle de ce qu’on en fait. Une seule situation mesurée vaut mieux que 7 situations débattues.
Ce que je demanderais, en arrivant
Un même dossier, suivi d’un bout à l’autre, en 5 temps et dans cet ordre : regarder, comprendre, mesurer, décider, vérifier.
Dossier la commande recopiée chaque matin
Observation
« Je fais juste un copier-coller. »
Le travail réel, sur un dossier concret, de son entrée à sa sortie. Pas le processus officiel : ce qui se passe.
Compréhension
Pourquoi ?
Chaque endroit où une personne fait à la main ce que le dossier aurait dû faire seul, et pourquoi.
Mesure
5 min × 4 × 220 = 73 heures par an
Chronomètre en main, sur vos chiffres. Ce que je n’ai pas mesuré, je l’écris comme inconnu.
Exemple : 5 minutes, 4 fois par jour, sur 220 jours ouvrés.
Décision
?
Une décision par point, et une seule. Parfois il faut changer le geste, parfois l’outil, parfois la règle. Parfois rien du tout.
Vérification
Avant → après
Un mois après, sur le même dossier : ce qui a réellement changé, et ce qui est revenu. C’est compris dans le prix.
Ce que je vérifie, sur la situation que vous m’apportez Mesuré Avant · le jour du diagnostic Après · un mois après, sur le même dossier La fréquence réelle à mesurer chez vous à mesurer de nouveau Le temps réel à mesurer chez vous à mesurer de nouveau Qui peut remplacer à mesurer chez vous à mesurer de nouveau Ce que ça coûte quand ça rate à mesurer chez vous à mesurer de nouveau Les cases sont vides ici. Elles se remplissent chez vous, avec vos chiffres.
Ce qui compte n’est pas ce qu’on promet. C’est ce qui a réellement changé.
La méthode en entier : ce que je garantis, et ce que je refuse
Chez vous, il y en a d’autres.
30 minutes, gratuites, à distance : vous apportez une situation, je vous dis franchement si elle vaut une semaine.
Une seule situation ? L’Examen pilote : 2 heures, 490 € HT.
Parler de ma situation · 30 min
ou Mener votre enquête, 2 à 3 minutes, aucun score. Je ne note pas votre entreprise, et rien n’est envoyé sans votre accord.