Sur ce jeu d’exemple
244
heures de recherche par an
Ce qu’on cherche 3 fois n’est pas rangé : il est dupliqué.
Le fichier s’appelle « devis final v3 bis »
Il existe. Il est dans un dossier que seule une personne connaît. Le jour où elle est absente, tout le monde cherche, puis quelqu’un refait le document.
Ce que le nom du fichier raconte
2 fois le travail, pour une règle de nommage qui n’a jamais été écrite. Le nom du fichier raconte l’histoire : « final », « v3 », « bis » sont 3 tentatives de dire la même chose, qu’aucune règle ne tranche.
La mesure, avec le chronomètre du téléphone
Choisissez 3 documents dont vous vous servez souvent, et cherchez-les en vous chronométrant. Comptez ensuite, sur une journée, combien de fois quelqu'un demande « tu sais où c'est ? ». Vous aurez un ordre de grandeur en une soirée.
Le jeu de valeurs, et le calcul qui le produit
| Personnes concernées | 5 |
|---|---|
| Recherches par personne | 5 par jour |
| Durée d’une recherche | 160 secondes |
| Jours ouvrés | 220 |
| Temps de recherche | 244 h par an, soit 35 journées |
Moins de 3 minutes à chaque fois. 5 fois par jour. C’est tout, et ça fait ce total. Voilà pourquoi personne ne le voit.
Calculé par la même fonction que le calculateur. Changez une valeur, le total change.
Pourquoi le rangement ne suffit pas
Ranger, c’est déplacer des fichiers. Le problème revient 6 mois plus tard, parce que la règle n’a pas été écrite et que chacun a rangé à sa façon.
Ce qui tient, à la place
Ce qui tient, c’est une règle courte, écrite, la même pour tous, appliquée aux nouveaux documents seulement. Reprendre l’historique est un chantier qu’on ne finit jamais ; faire propre à partir de maintenant se tient en une semaine.
Avant de ranger, il faut comprendre pourquoi on cherche. Un seul endroit de référence par sujet, décidé avec l’équipe et pas imposé, règle souvent l’essentiel. Mais si « v3 » est nécessaire dans le nom du fichier, la question n’est pas le rangement : c’est l’outil qui ne garde pas l’historique.
Le cas de la boîte mail utilisée comme classeur
Comment le reconnaître chez vous
C’est le plus fréquent, et le plus coûteux. Les dossiers vivent dans les messages, classés par expéditeur et par date, c’est-à-dire par 2 critères qui n’ont rien à voir avec le travail.
Le symptôme est simple à reconnaître : pour retrouver un élément, on cherche d’abord qui l’a envoyé. Quand la réponse dépend de la mémoire d’une personne, le classement n’existe pas.
Ce que ça change dans une semaine
Ce que ça change, concrètement
La recherche ne disparaît pas. Elle passe de 2 ou 3 minutes à quelques secondes, et surtout elle cesse de dépendre d’une personne. Le vrai gain n’est pas le temps : c’est que l’absence de quelqu’un cesse d’arrêter un dossier.
Ce que cette situation mérite d’abord de regarder
- Où ce document est-il né ?
- Combien d’endroits le contiennent ?
- Qui sait lequel fait foi ?
- Que se passe-t-il quand cette personne n’est pas là ?