Combien coûte une ressaisie ?

Une commande tapée dans le logiciel de vente, retapée dans la facturation, recopiée dans un tableau pour le suivi. Trois saisies, trois occasions de se tromper, et quelqu’un qui vérifie les trois.

Le calcul, en une ligne

Si une information traverse k logiciels, elle est saisie une fois et ressaisie k − 1 fois. Multipliez par le nombre de dossiers et par la durée d’une saisie, et vous avez le coût.

C’est volontairement simple. Une formule qu’on ne peut pas refaire de tête ne sert à rien dans une discussion avec un dirigeant.

Calculé par la même fonction que le calculateur de l’accueil, pas recopié. Changez une valeur, le total change.

Le coût qu’on oublie de compter

Le temps de saisie n’est que la moitié. L’autre moitié est l’erreur : un chiffre transposé, une adresse tronquée, un nom mal orthographié. Elle se paie plus tard, en appel client ou en avoir.

Et il y a la troisième moitié, celle dont personne ne parle : la vérification. Quelqu’un compare les trois versions pour savoir laquelle fait foi. Ce temps-là n’existe que parce que la donnée existe en trois exemplaires.

Comment la compter chez vous, sans outil

Prenez un dossier au hasard dans le mois écoulé. Suivez-le du premier mail à la facture, et notez chaque endroit où son nom, son montant ou sa date ont été tapés par un humain.

Comptez les endroits, pas les logiciels : un même outil peut demander deux saisies. Cinq dossiers suffisent pour avoir un chiffre fiable.

Ce qui la fait disparaître

D’abord, décider d’une source unique. Une information vit à un endroit, et nulle part ailleurs. Cette décision est gratuite et elle règle la moitié du problème : on cesse de se demander quelle version fait foi.

Ensuite, faire sortir la donnée de sa source une fois, proprement. Un export, une copie, un lien. Pas un humain qui relit un écran et tape sur un autre.

En dernier seulement, automatiser le passage. C’est là qu’un outil se justifie, parce que le geste est répétitif, sans jugement, et à règle stable. Avant ces deux étapes, l’outil recopie plus vite une organisation qui n’a pas été décidée.

Le tableur parallèle

Presque toutes les entreprises que je visite en ont un. Un fichier tenu par une personne, qui recopie ce que les outils officiels contiennent déjà, parce qu’aucun d’eux ne donne la vue dont elle a besoin.

Ce fichier n’est pas le problème : c’est le symptôme. Il indique exactement quelle information manque, et sous quelle forme. Je le regarde toujours en premier, parce qu’il a été construit par quelqu’un qui savait ce qu’il lui fallait.

La bonne correction consiste rarement à le supprimer. Elle consiste à produire la même vue depuis la source, une fois, pour que personne n’ait plus à la retaper.

Ce que la facturation électronique va rendre visible

L’échéance à venir oblige à faire circuler des données propres entre les outils. Les entreprises qui ressaisissent à la main vont s’en apercevoir à ce moment-là, parce qu’une ressaisie ne passe pas une vérification automatique.

C’est une contrainte, et c’est aussi la meilleure occasion de compter les ressaisies avant d’y être forcé.

Le cas où il ne faut rien faire

Si la ressaisie porte sur trois dossiers par mois, laissez-la. Le temps de construire le passage automatique coûtera plus que ce qu’il économise, et il faudra le maintenir.

C’est la raison pour laquelle je mesure avant de proposer. Sans le chiffre, on automatise ce qui saute aux yeux plutôt que ce qui coûte.

Compter mes ressaisiesComment je mesure