Sur ce jeu d’exemple
72
heures de ressaisie par an
3 saisies, 3 occasions de se tromper, et quelqu’un qui vérifie les 3.
Le calcul, en une ligne
Si une information traverse k logiciels, elle est saisie une fois et ressaisie k − 1 fois. Multipliez par le nombre de dossiers et par la durée d’une saisie, et vous avez le coût.
Le jeu de valeurs, et le calcul qui le produit
C’est volontairement simple. Une formule qu’on ne peut pas refaire de tête ne sert à rien dans une discussion avec un dirigeant.
| Dossiers par mois | 60 |
|---|---|
| Logiciels traversés | 3, donc 2 ressaisies |
| Durée d’une saisie | 3 minutes |
| Période | 12 mois |
| Temps de ressaisie | 72 h par an |
Calculé par la même fonction que le calculateur, pas recopié. Changez une valeur, le total change.
Le coût qu’on oublie de compter
Le temps de saisie n’est que la moitié. L’autre moitié est l’erreur : un chiffre transposé, une adresse tronquée, un nom mal orthographié. Elle se paie plus tard, en appel client ou en avoir.
Et la troisième moitié, dont personne ne parle
Il y a la troisième moitié, celle dont personne ne parle : la vérification. Quelqu’un compare les 3 versions pour savoir laquelle fait foi. Ce temps-là n’existe que parce que la donnée existe en 3 exemplaires.
Comment la compter chez vous, sans outil
Prenez un dossier du mois écoulé et suivez-le du premier mail à la facture. Comptez les endroits où son nom, son montant ou sa date ont été retapés par un humain. Le chiffre surprend presque toujours.
Le tableur parallèle
Ce que c’est, et pourquoi je le regarde toujours en premier
Presque toutes les entreprises que je visite en ont un. Un fichier tenu par une personne, qui recopie ce que les outils officiels contiennent déjà, parce qu’aucun d’eux ne donne la vue dont elle a besoin.
Ce fichier n’est pas le problème : c’est le symptôme. Il indique exactement quelle information manque, et sous quelle forme. Je le regarde toujours en premier, parce qu’il a été construit par quelqu’un qui savait ce qu’il lui fallait.
La bonne correction consiste rarement à le supprimer. Elle consiste à produire la même vue depuis la source, une fois, pour que personne n’ait plus à la retaper.
Ce que la facturation électronique va rendre visible
L’échéance à venir oblige à faire circuler des données propres entre les outils.
Ce qui va se voir, et pourquoi c’est une bonne nouvelle
Les entreprises qui ressaisissent à la main vont s’en apercevoir à ce moment-là, parce qu’une ressaisie ne passe pas une vérification automatique.
C’est une contrainte, et c’est aussi la meilleure occasion de compter les ressaisies avant d’y être forcé.
Le cas où il ne faut rien faire
Quand la laisser, et pourquoi je mesure avant de proposer
Si la ressaisie porte sur 3 dossiers par mois, laissez-la. Le temps de construire le passage automatique coûtera plus que ce qu’il économise, et il faudra le maintenir.
C’est la raison pour laquelle je mesure avant de proposer. Sans le chiffre, on automatise ce qui saute aux yeux plutôt que ce qui coûte.
Avant de toucher à l’outil, il faut comprendre pourquoi cette deuxième saisie existe. Parce que 2 logiciels ne se parlent pas ? Parce qu’une personne a besoin d’une vue qu’aucun outil ne lui donne ? Parce qu’on n’a jamais décidé quelle version fait foi ? Les 3 n’appellent pas la même décision, et la dernière ne coûte rien.
Ce que cette situation mérite d’abord de regarder
- Où la donnée est-elle née ?
- Où est-elle recopiée ?
- Qui vérifie qu’elle est correcte ?
- Quelle version fait foi ?