Comment se préparer à la facturation électronique, côté organisation

Depuis le 1^er septembre 2026, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques. Au 1^er septembre 2027, les PME et les micro-entreprises devront aussi les émettre. Comment se préparer à la facturation électronique ? Je commence toujours au même endroit. Avant de choisir une plateforme, suivez 3 vraies factures du début à la fin. Notez qui les touche, dans quel outil, et où elles sont retapées. C’est cette fiche qui dit quoi changer.

Calendrier : economie.gouv.fr, page lue le 26 octobre 2026.

Ce que la réforme change chez vous, et ce qu’elle ne change pas

Elle change le chemin de la facture : elle circule par une plateforme agréée, dans un format que les logiciels lisent. Elle ne dit rien de qui, chez vous, la prépare, la relit et vérifie qu’elle est payée. Ça, c’est à vous de le décider.

Je ne suis ni avocat ni expert-comptable. Les obligations, les mentions et les sanctions se lisent dans le guide pratique de la DGFiP, et se vérifient avec votre cabinet. Ce que je regarde, moi, c’est le travail autour de la facture.

Comment se préparer à la facturation électronique, en 5 étapes

1. Suivre 3 factures réelles. Une envoyée, une reçue, une exception.
2. Compter les mains et les ressaisies. Ce que la fiche montre.
3. Retirer ce qui ne sert plus. Avant de choisir l’outil.
4. Écrire qui reçoit, qui relit, qui envoie. Un nom, un remplaçant.
5. Arriver chez l’expert-comptable avec la fiche. Et des questions précises.

1. Suivre 3 factures réelles, du début à la fin

En industrie, avant de toucher à un poste, on écrit la gamme de montage : chaque geste, dans l’ordre, avec qui le fait. Je l’ai écrite avec des binômes de tuyauteurs et de soudeurs. Une facture a aussi sa gamme. Elle est rarement écrite.

Prenez 3 factures du mois dernier :

• une facture envoyée à un client ;
• une facture reçue d’un fournisseur ;
• une exception : un avoir, une facture corrigée, une facture contestée.

Pour chacune, remontez le fil. D’où vient l’information de départ : le devis, le bon de livraison, un mail ? Qui l’a tapée, et dans quel outil ? Qui l’a relue ? Comment est-elle partie, ou arrivée ? Qui a vu qu’elle était payée ?

L’exception compte plus que les 2 autres. Le circuit normal, tout le monde le connaît à peu près. L’avoir montre qui sait faire, et qui attend que cette personne revienne de congé.

Quand chaque dossier est un cas particulier

La fiche à remplir

Ces 6 lignes sont un point de départ, pas un modèle. Chez vous, il y en aura 4, ou 11. Ajoutez celles qui manquent, surtout celles qu’on ne raconte jamais : le mail « tu peux me renvoyer le bon ? », la facture imprimée pour être signée, le numéro de commande cherché dans un autre fichier.

La mémoire retient le geste. Elle oublie le temps passé à attendre la pièce qui manquait. C’est pour ça que je chronomètre : dans l’industrie, on ne discute pas d’une perte de temps, on la mesure.

2. Compter les mains et les ressaisies

Quand la fiche est remplie, comptez 2 choses. Combien de personnes touchent une facture avant qu’elle parte. Et combien de fois la même donnée est tapée : le montant, le numéro de commande, le nom du client.

Chaque ressaisie est une occasion de se tromper. Avec la facture électronique, l’erreur part ensuite dans un circuit où plus personne ne la relit au passage. Mieux vaut savoir, avant, où elle naît.

Pourquoi la même donnée est tapée 2 fois

3. Retirer ce qui ne sert plus, avant de choisir l’outil

Les guides en tête de Google sur cette question disent « faites l’état des lieux ». Ils disent rarement quoi retirer. Regardez votre fiche, et cherchez :

• le tableau de suivi tenu à côté du logiciel, que quelqu’un met à jour le vendredi ;
• la relecture faite par une deuxième personne, qui signe sans rouvrir la facture ;
• le mail « pour info » envoyé à 3 collègues à chaque facture ;
• le montant recopié dans le fichier de trésorerie.

Un tableau de suivi tenu à la main ne disparaît pas parce que la facture devient électronique. Il faudra le tenir quand même, à côté d’un circuit de plus. Le chantier est obligatoire : c’est le bon moment pour décider ce qui ne le suivra pas.

Le tableau à côté du logiciel

4. Écrire qui reçoit, qui relit, qui envoie

Depuis septembre, des factures de fournisseurs peuvent arriver par la plateforme. Quelqu’un doit les ouvrir. Écrivez 3 noms : qui reçoit, qui relit, qui envoie. Puis un remplaçant pour chacun.

Si le même nom revient 3 fois, vous avez trouvé le vrai risque. Ce n’est pas l’outil, c’est la personne. Le jour où elle est absente, les factures attendent.

Quand tout repose sur une personne

5. Arriver chez votre expert-comptable avec la fiche

En septembre 2026, j’ai appelé 22 cabinets comptables de Grenoble et de son agglomération. 7 m’ont répondu en entier. Dans 6 de ces 7 cabinets, la personne qui porte le sujet n’a aucun relais technique à l’extérieur. Votre cabinet mène ce chantier pour tous ses clients à la fois. Votre fiche lui évite de reconstituer votre circuit au téléphone.

Les questions que je poserais, fiche en main :

• Mon logiciel actuel sait-il passer par une plateforme agréée, ou faut-il en changer ?
• Où arriveront les factures de mes fournisseurs, et qui les verra en premier ?
• Que devient mon tableau de suivi : il reste, il change, il disparaît ?
• Qui traite un avoir, ou une facture refusée par le client ?

Ce que 7 cabinets de Grenoble m’ont répondu

Pour les experts-comptables : ce que je fais pour vos clients

Questions fréquentes

Comment procéder à la facturation électronique ?

Dans cet ordre : lire le calendrier officiel, suivre 3 factures réelles, retirer ce qui ne sert plus, écrire qui fait quoi, puis choisir la plateforme avec votre expert-comptable. Le choix de l’outil vient en dernier, parce que c’est la fiche qui dit ce qu’il doit faire.

Mon entreprise est-elle concernée ?

Le guide de la DGFiP et votre expert-comptable le disent. Je ne réponds pas à cette question à leur place : ce n’est pas mon métier.

Faut-il changer de logiciel de facturation ?

Votre éditeur doit vous dire si le logiciel passe par une plateforme agréée. Avant d’en changer, relisez la fiche : si une bonne partie des gestes se fait hors du logiciel, un nouveau logiciel ne les fera pas à votre place.

Je facture encore sur Word ou Excel. Par où commencer ?

Par la même fiche. Vous n’êtes pas seul : chez les 6 cabinets de mon enquête qui ont chiffré leur portefeuille, 980 dossiers sur 2 150 facturent encore ainsi, d’après eux. Le changement sera plus grand chez vous, donc la fiche plus utile. Pour savoir ce que ces heures vous coûtent, le calculateur fait le compte à partir de 3 mesures.